Funciones
Todo lo que hay, y lo que cada parte le cuesta.
La lista completa, descrita según se comporta y no según se vende. Donde una función tiene una pega, la pega está escrita al lado.
Organización y gestión de archivos
Ordene por lo que es un archivo, no por dónde está
Propiedades de archivo propias
Dé a una biblioteca campos suyos, como responsable, estado, cliente o fecha de revisión, y rellénelos en los archivos como lo haría en una hoja de cálculo. Las propiedades son por biblioteca y están desactivadas hasta que usted las activa en esa biblioteca.
Vistas sobre la misma biblioteca
Cuando una biblioteca tiene propiedades, ábrala como tabla, galería, tablero kanban o conjunto de tarjetas, con filtrado, orden y agrupación en cada una, y una vista de estadísticas sobre las cifras. Los archivos no se mueven; solo cambia la forma de mirarlos.
Etiquetado de archivos
Etiquete archivos y anide unas etiquetas dentro de otras, de modo que una etiqueta amplia traiga todo lo archivado bajo las más concretas. Filtre una vista por una etiqueta con un clic.
Historial de versiones
Cada guardado se conserva. Abra una versión anterior, compárela con la actual, descárguela o restáurela. Cuánto tiempo se guarda el historial lo decide, biblioteca por biblioteca, quien sea su propietario.
La papelera, y lo que viene después
Los archivos borrados se quedan en la papelera de la biblioteca hasta que usted la vacía. Una biblioteca borrada por error se restaura entera, con su historial, y no archivo por archivo.
Documentos en el navegador
Escribir, revisar y presentar sin salir de la biblioteca
Edición simultánea en tiempo real
Escriba en el editor de documentos integrado con sus compañeros en el mismo archivo y al mismo tiempo, con historial de revisiones y exportación a Markdown, HTML o PDF. Los documentos viven en una biblioteca, así que llevan sus permisos.
Documentos hechos de bloques
Cada párrafo, imagen, tabla, bloque de código, lista o sección de diseño es un bloque que puede tomar y mover, o convertir en otra cosa. Reestructurar un documento largo consiste en arrastrar un bloque, no en cortar texto y esperar que el formato sobreviva al pegado.
Borradores de revisión, para que revisar nunca toque el original
Tome una copia aislada de un documento, proponga los cambios allí y deje en paz la versión en uso mientras se discuten. Pueden avanzar varios borradores a la vez. Al publicar uno se compara con el original y se le guía por cada conflicto, conservando una versión o las dos, y después el borrador reemplaza al documento.
Pizarras dentro del documento
Inserte una pizarra donde va la explicación, o enlace una que ya exista. El boceto, el diagrama y las ideas a medio formar se quedan con el documento que los necesita, en lugar de en una herramienta aparte que nadie vuelve a abrir.
Presentar un documento sin montar diapositivas
Cualquier documento se convierte en una presentación que se recorre desplazándose. Para una revisión o una demostración eso suele ser todo el trabajo, y no puede desfasarse del documento, porque es el documento.
Comentarios en el archivo, y en la línea
Deje una nota sobre un archivo allí donde está el archivo, y no en una conversación que alguien tendrá que encontrar después. Dentro de un documento puede comentar una sola frase, una tabla o un diagrama, y filtrar el panel por lo que sigue sin resolver. Lo ve todo el que tiene acceso a la biblioteca.
Word, Excel y PowerPoint, editados en el navegador
Abra un archivo de Office y trabaje en él allí mismo, con el formato intacto y guardado directamente en la biblioteca. Nada que descargar primero y volver a subir después, y ninguna segunda copia en el escritorio de alguien alejándose en silencio de la que usan los demás.
Uso compartido y permisos
Envíe un archivo sin entregar la carpeta
Enlaces de descarga seguros
Envíe un enlace con contraseña, fecha de caducidad y permisos de ver, descargar o editar. El resto de la biblioteca se queda donde está.
Enlaces de subida
Dé a alguien un enlace que solo acepta archivos. No necesita cuenta y no ve nada de lo que ya hay en la carpeta. Útil para recoger entregas, o para un archivo demasiado grande para el correo.
Permisos que siguen a la carpeta
Lectura y escritura o solo lectura, concedidas a una persona o a un grupo, sobre una biblioteca entera o sobre una sola carpeta dentro de ella. Quien recibe una carpeta no ve nada más de la biblioteca.
Gestión del conocimiento
Deje escrito cómo se hace el trabajo
Bases de conocimiento del equipo
Páginas anidadas con contenido con formato, detrás del mismo inicio de sesión y los mismos permisos que los archivos que describen. Publique una hacia fuera cuando deba leerse más allá del equipo.
Markdown, como archivo de primera clase
Los archivos Markdown se abren en un editor en lugar de como texto plano, se representan mientras escribe y se exportan a HTML o PDF. Útil cuando el documento va junto al trabajo y no en una herramienta aparte.
Acceso desde cualquier sitio
Cinco plataformas, y el navegador
Sincronización en Windows, macOS y Linux
Elija qué bibliotecas guarda cada máquina y se mantendrán al paso del servidor, también sin conexión, y los cambios suben cuando vuelve a conectarse. El cliente pregunta al servidor qué tiene ya antes de enviar nada, así que nada se sube dos veces.
Una unidad virtual, cuando el disco se queda corto
El cliente Drive monta todo como una letra de unidad o una carpeta sin descargarlo. Una biblioteca de cinco terabytes se abre en un portátil con la cuarta parte libre, y los archivos bajan según los abre. El cliente de sincronización es la otra opción: úselo donde quiera los archivos realmente en la máquina y disponibles sin conexión alguna.
Aplicaciones para iOS y Android
Abra, comparta y suba desde el teléfono, y marque las carpetas que deban seguir siendo legibles sin cobertura.
Las fotos salen del teléfono solas
Apunte una vez la aplicación móvil a una biblioteca y las fotos y los vídeos nuevos se suben solos, solo por wifi si lo prefiere. El teléfono deja de ser la única copia.
Acceso web desde cualquier sitio
Las imágenes, los PDF, el vídeo, el texto y el código, el Markdown y los documentos colaborativos se abren todos en el navegador, con miniaturas y una galería para las bibliotecas de fotos. Los archivos de Word, Excel y PowerPoint también se abren ahí y se pueden editar.
Avisos en el momento en que pasan las cosas
Un servidor de notificaciones envía los cambios a las sesiones abiertas en lugar de esperar a que se recargue la página, y cada biblioteca lleva un registro de quién cambió qué y cuándo.
Seguridad y control
Lo que podemos leer y lo que no
Bibliotecas, no una única unidad grande
Una biblioteca es un árbol de carpetas con sus propios miembros, sus propios permisos, su propio ajuste de historial y su propio interruptor de sincronización. Es la unidad sobre la que se fija todo lo demás, y por eso el acceso aquí no acaba siendo una carpeta compartida que nadie se atreve a ordenar.
Bibliotecas que solo usted puede abrir
Marque una biblioteca como cifrada y las aplicaciones de escritorio y móviles la cifran antes de que salga de su equipo, de modo que el servidor guarda bloques de los que no tiene la clave. La pega: si abre esa biblioteca en el navegador, entrega la contraseña al servidor para que descifre por usted. Úsela donde ese intercambio merezca la pena, y quédese en las aplicaciones mientras lo hace.
Esa es la lista.
Ninguna función de las anteriores se reserva para un nivel superior. Los planes se diferencian en el almacenamiento, en cuánta gente los usa y en la rapidez con que responde el soporte.